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Lorsque vous achetez sur Internet, il n'est pas rare que le prestataire de service vous offre la possibilité de télécharger une facture au format PDF ou d'imprimer cette dernière dans une fenêtre séparée. D'autres encore, communiquent simplement cette facture par courrier électronique.
Il s'agit bien d'une « dématérialisation » de votre facture car celle-ci n'est plus imprimée et communiquée par votre fournisseur.
Bien que louable d'un point de vue écologique, est-ce légal ?
Oui ! La directive 2001/115/CE de la Commission Européenne transposée dans la loi du 24 janvier 2004 modifiant le Code de la taxe sur la valeur ajoutée et publiée au Moniteur belge le 10 février 2004, autorise la transmission des factures sur un support papier ou, sous réserve de l'acceptation du destinataire, par voie électronique.
Dès lors, si vous téléchargez le document, vous marquez de facto votre accord sur le principe.
Quelles sont les conditions à remplir ?
La directive européenne ainsi que la loi belge, subordonnent l'authenticité d'une facture à la possibilité de prouver son origine et l'intégrité de son contenu.
Notons que cette même directive interdit les Etats membres d'imposer l'usage d'une signature électronique.
Seulement, il n'existe à ce jour que deux moyens d'assurer l'origine et l'intégrité d'une facture électronique ; la signature électronique ou la mise en place d'un réseau d'échange informatique (saisissez EDI dans Google). Il y a donc contradiction dans la directive européenne !
Consciente de la chose, la même directive impose aux états-membres de trouver une solution à cette contradiction avant le 31 décembre 2008 tout en espérant que les avancées technologiques apporteront leur lot de solutions.
Sauvegarder ou imprimer ??
En Belgique, le lieu du stockage de la facture est libre ; l'assujetti peut le déterminer librement, à condition de mettre à la disposition des autorités compétentes, sans retard indu, à toute réquisition de leur part, toutes les factures ou informations ainsi stockées.
Qu'elles soient dans l'un de vos classeurs ou sur votre disque dur, cela importe peu. Seulement, nous vous conseillons d'imprimer ET de sauvegarder vos documents en prévision d'une éventuelle panne sur votre machine.
Une nouvelle fois, l'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu des factures, ainsi que leur lisibilité, doivent être garanties durant toute la période de conservation.
Conclusion
La transmission de factures par voie électronique est légale. Des systèmes d'authentification et de certification tel que le programme ISABEL (en Belgique) vous permettent déjà de remplir toutes les conditions requises. Malheureusement, ces systèmes sont payants et doivent être installés chez le fournisseur et le client.
Comme la chose ne peut-être légalement imposée, l'Etat belge et les Etats membres font preuve de tolérance. La transmission par voie électronique est donc affaire de confiance entre les parties.
Dans la mesure du possible, nous vous recommandons de conserver les échanges électroniques ou papier (tels que devis, bons de commande, etc.) faisant partie de la transaction commerciale. Cela pourra toujours vous être utile en cas de contestation.
Auteur : Serge Rappaille
A lire également
Droit et nouvelles technologies en Belgique.
La directive européenne 2001/115/CE.
La loi du 24 janvier 2004 modifiant le Code de la taxe sur la valeur ajoutée.
